모든 자료는 최소 6년간 보관해야

지건주 kunjoojee@hotmail.com 글쓴이의 다른 글 보기

자영업자들은 매년 세금 신고를 하면서 가장 기본적인 영수증을 시작으로 장부 정리, 수입 지출 정리 등을 통해서 세금 신고를 하셨을 것입니다. 신고가 끝나고 국세청으로부터 세금 결산 보고서(Notice of Assessment)를 받고 환급 또는 세금을 납부하면 해당 연도 세금신고가 마무리 됩니다. 그렇다고 관련 자료나 영수증 등을 페기처분하시면 안됩니다.
이는 근로소득자도 마찬가지 입니다. 예를 들어 근로소득자라 하더라도 의료비 영수증, 헌금 영수증 등을 제출하라는 요청을 캐나다 국세청으로부터 받을 수 있습니다. 이때 이를 제출하지 못하면 해당 금액을 인정받지 못하게 될 수도 있습니다.
그렇다면 자료(Record)는 어떤 것을 말하는 것일까요. 매출에 관해서는 관련 은행 구좌 기록(Bank statements)을 시작으로 금전등록기 기록, 회계 장부, 부가세 보고 등이 있을 것이며 직원이 있는 경우는 급여 기록, 예를 들어 근무자 인적사항, 근무시간, 입사, 퇴사 등의 기록 등이 자료가 됩니다.
매입에 관해서는 매입 인보이스, 지출 기록, 미지급 금액 등이 있습니다. 일반적으로 Record는  회계결산 자료로 결정세액 또는 환급액 또는 손실액을 충분히 뒷받침할 수 있어야하며 각 Record 금액을 뒷받침할 수 있는 근거자료 또한 갖고 계셔야 합니다. 법인, 개인, 비영리단체, 트러스트 등에 해당 됩니다.

이러한 자료는 국세청의 허가를 받기 전에는 캐나다 내 사업장에 보관해야 하며 국체청의 요청이 있을 경우 언제든지 제출할 수 있어야 합니다. 만약 고의로 관련자료, 기록 등을 폐기처분하면 캐나다 국세청으로부터 기소를 당할 수도 있습니다. 
일반적으로 모든 회계기록과 근거자료는 해당연도 세금신고를 마친 후부터 6년동안 보관하셔야 합니다. 또한 회계기록과 근거자료 중 부동산, 자산 등의 매입과 매각관련 서류, 주식의 매입 매각, 법인 설립과 정관 등의 중요자료 등은 위에서 언급한 6년의 기간과 관계없이 “영구(Indefinitely)” 보관해야 합니다.  국세청의 허가를 통해서 미리 자료를 폐기처분 할 수도 있습니다.  예를 들어 양식 T137 (Request for Destruction of Books and Records)를 작성해서 국세청의 허가를 받은 뒤 폐기처분할 수 있습니다.
이외에도 법인이 정리(Dissolution) 또는 합병(Merge)할 경우, 온라인으로 사업을 하는 경우에 따라 추가로 적용되는 세법이 있으니 공인회계사와 상담하시거나 국체청 웹사이트를 참고하시기 바랍니다.

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