회의 매너

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- 오영옥 / 코리아 비즈니스 써비씨스㈜ 실장

회의 매너

많은 사람들이 매너에 대하여 "그건 당연 하잖아요, 그렇게 당연한 것이 무슨 매너입니까?"라는 질문을 한다.
매너는 사람들이 지키고 행동해야 할 당연하고 사소한 일이다. 사소한 것이지만 사람들이 행동으로 옮겨지지 않을 때 불쾌감을 느끼게 되고 실망한다. 사람들이 좋은 인상, 호감을 주고 받는 것은 사소하고 작은 매너를 잘 지키는 사람들에게 있다. 실제로 많은 비즈니스맨들에게 회의는 일상적인 것인데도 비즈니스맨들은 회의에 대한 지루함과 부담감을 많이 느끼고 있다..
우선 회의를 주최하는 사람이 지켜야 할 기본적인 매너가 필요하다.
첫째 다른 회의가 없는 날을 이용하되 회의 시간이 1시간을 넘지 않도록 한다.
둘째 회의에 대한 핵심 자료를 준비하여 모두가 참고하도록 한다.
셋째 회의 시작 시간과 종료시간을 사전에 공표한다.
넷째 회의 참석 대상을 최소화하며 목적에 대하여 핵심을 명확하게 하며 모두에게 발언할 수 있는 기회를 준다.
회의에 참석하는 사람들이 지켜야 할 매너는 우선 정시에 참석하여 정시에 시작할 수 있도록 한다. 회의장에 일단 들어온 사람은 휴대폰을 끄고 사회자나 발언하는 사람에게 눈을 맞추는 것이 매너이다.
회의에 참석한 사람들은 그 회의에 있어서 중요하고 꼭 필요한 사람들이다. 그러므로 전원이 발언하도록 하는 것이 매너이다. 회의에 참가만 하고 아무런 발언 없이 듣기만 하는 회의자는 회의자로서의 자격이나 매너를 갖추지 않은 것과 같다.
다른 사람과 같은 의견이 이미 발표되었다면 누구의 의견과 동일하다는 등의 최소한의 자기 의견을 표현하는 것이 올바른 회의 참석자의 매너이다.
효과적인 회의를 위한 예절로 자신의 의견을 너무 강하게 주장하거나 고집해서는 안 된다.
다른 사람의 인격이나 감정을 상하는 언어는 절대로 하지 않는다. 발표할 사람은 사회자의 허락을 받아 발표하되 너무 길게 반복하지 말고 발표 시간을 잘 지키도록 한다. 일반적으로 5분이 적당하다.
회의 중에 나와 다른 의견이 있거나 상대방이 엉뚱한 말을 할지라도 흥분하는 것은 좋지 않다. 흥분하면 회의 분위기가 일그러지며 이성보다 감정이 앞서기 때문이다. 회의 중에는 장황하게 늘어놓는 것은 다른 사람을 지루하게 만들지만 그렇다고 자리를 뜨는 것은 더욱 매너가 아니다. 회의장에 들어온 후 가능한 상대방에 대한 매너를 지키는 것이 좋으므로 상대방의 의견을 잘 들어주는 것도 매너이다.
사소하고 당연한 것들이 잘 지켜지면 그것이 곧 매너인 것이다.

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