출장 계획과 준비

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- 오영옥 / 코리아 비즈니스 써비씨스㈜ 실장

출장 계획과 준비

외국인과 함께 해외 비즈니스를 많이 해보지 않은 사람은 해외 출장이나 국내에 출장 온 외국인에 대한 출장 계획과 준비가 소홀하지 쉽다.
국제 비즈니스에서 철저하게 출장 계획과 시간표에 대한 준비를 잘하는 것은 상대방에 대한 배려이고 비즈니스의 매너이다. 본인이 해외로 출장을 가기 전에 준비할 것은 출장에 대한 계획과 시간표이다.
출장 계획표에서 중요한 것은 출장 목적과 위치파악, 만나야 할 사람에 대한 인적사항이 기본적으로 파악되어야 한다. 출장목적 중에 회의가 있다면 회의에 대한 안건과 핵심 내용이 무엇인지 미리 파악해 두어야 하며 어떠한 내용을 요구하고 수요할 것인지의 기본입장을 미리 정리해 두어야 한다. 회의 시 회의 대상이 몇 명이고 누구와 상담이나 회의를 할 것인지 출국 전에 미리 파악해 두어야 한다.
출장 시 현지에서 날마다의 시간표가 미리 준비된 상태에서 수시로 확인하며 출장계획에 대한 확인을 할 수 있어야 한다. 이 일정표에는 찾아가야 할 장소와 위치에 대한 지도 및 담당자 이름, 전화번호, 휴대폰 번호, e-mail 주소와 함께 약속시간이 기본적으로 삽입된다. 좀더 철저한 준비라면 담당자와 얼마동안 면담할 수 있는지도 메모해 두고 예약 시 상대방과 통화내용이나 상대방에 대한 인상, 요구 사항이나 의문점 등을 일일이 메모한다. 그래야만 출장 중에 여러 사람을 만나는 것에 대한 실수와 혼동이 적다. 이러한 계획 및 시간표를 날짜와 시간별로 순서대로 만들되 한글과 영어로 만들어야 한다. 내가 출장을 갈 때는 내가 준비하는 것이지만 나를 맞이하는 상대방도 이러한 일정표를 미리 만들어서 주는 것이 서양인들에게는 올바른 매너이다.
반대로 내가 외국손님을 맞이할 때도 한국에서의 출장 계획과 시간표를 영어로 만들어서 한국 도착 전에 보내주는 것이 가장 좋다. 혹 일정표가 바뀌었으면 그때마다 새로 변경된 시간표를 인쇄하여 상대방에게 주는 것이 매너이다.
나 혼자 시간표를 가지고 말로 설명하며 차로 움직이며 국내 행선지를 옮겨 다니는 것은 내가 하는 대로 따라 오라는 의미가 되므로 큰 실례를 하는 것이다. 이러한 것들은 출장 계획과 준비에 대한 기본적인 요건이다. 국제 비즈니스를 아는 사람들에게 중요한 매너는 위의 내용과 함께 출장을 가는 회사의 정보와 그 지역이나 나라의 특징이나 역사, 문화, 기후, 위인이나 특산물이 무엇인지에 대한 지식도 준비가 되어야 한다. 이것이 수준높은 비즈니스맨의 상식이고 매너인 것이다.

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