일본인의 회의 매너

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- 오영옥 / 코리아 비즈니스 써비씨스㈜ 실장

일본인의 회의 매너

필자는 일본인의 국내 투자와 단독 계약을 맺기 위해서 일본인들과 함께 일한 바 있었다. 일본인들과 여러 차례 회의를 통해서 일본인들의 중요한 특징을 발견했다.
모든 일본인들에게 적용할 수 없으나 필자가 직접 경험한 것으로 많은 일본인들의 습관이므로 일본인들의 매너를 알아두면 유용할 것이다.
일본인들의 회의 시 좌석 배열은 사각형 중앙이나 직사각형의 첫 번째 자리에 최고 결정자 또는 최고위자가 앉는다. 이들을 중심으로 직위 순서대로 아래쪽(문쪽)으로 앉는다.
해당 업무의 실무자는 상대측 실무자와 가장 가까운 쪽 또는 정면에 앉는다. 회의 시 실무자는 회의에 참석한 사람들을 직위가 낮은 사람부터 고위직 순서로 소개한다. 일본인들은 회사측의 투자 경비와 투자 방향이 설정되면 계약에 앞서 계약이 잘 지켜질 것인지에 대한 확인작업을 위하여 회의를 한다.
실무자는 회사측에서 투자를 할 경우 상대방이 충분히 약속한 최소한의 매출을 올릴 수 있는지에 초점이 맞춰진다. 만약의 경우 마케팅에 실패하여 손실이 생길 경우 최소한 1원 이상의 이익이라도 남길 수 있어야 투자를 하겠다는 의지가 분명하다.
이 문제를 위해서 일본인들은 똑같은 질문을 실무자부터 한다. 실무자가 한 질문의 내용을 최고 결정자나 최고위직의 한 사람씩 모두 2시간이 흘러가도 계속해서 같은 질문을 한다.
"당신이 실무자이고 책임자로서 최소한 1원이라도 순익을 남길 수 있습니까?", "당신은 이 일을 자신있게 잘 할 수 있습니까?", "적자가 나지 않을 자신 있습니까?", "적자가 날 경우 어떻게 대처할 생각입니까?"
일본인들은 상대방의 마음이 확고한지, 정말 자신이 있는지, 일을 잘하는 사람인지, 일관성 있고 객관성을 가지고 일을 할 것인지를 확인하고 싶은 것이다. 일본인들은 바윗돌이라도 두드리고 또 두드려 보고 싶어한다. 100원을 투자했을 때 최소한 110원이 나온다는 확고한 신념을 주어야 투자를 하고 Agent로 함께 일한다.
한국인들은 같은 질문을 여러 번 하는 것을 매우 싫어한다. 대체로 한국인들은 20분이 지나도록 같은 질문을 하면 답답해 하고 얼굴 인상이 일그러지기 쉽다. 이것은 일본인들에게 매너가 아니며 믿을 수 없다는 생각을 주는 것이다. 회의에서 일본인들은 2시간이 지나도록 똑같은 질문을 하면서 한 사람도 얼굴과 태도에 변화가 없다. 일본인들은 같은 말을 되풀이 하는 습관이 있으며 이것이 국제 회의인 경우는 더욱 심하게 나타나는 것이다.
한국인들이 일본인들을 이해하지 않고 회의를 하거나 경험이 없을 때 이 부분은 한국인들에게 실수하기 쉽다. 일본인을 이해하는 것이 회의 참석에 성공적인 매너가 될 것이다.

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